Заказчик — один из лидеров российского рынка антикоррозионных покрытий, поставляющий высокотехнологичные лакокрасочные материалы по всей России и в страны СНГ.
Компания объединяет несколько юридических лиц, каждое из которых занимается разными задачами: импортом сырья, производством, оптовой торговлей. Структура логичная, но именно она и создала сложность: каждый контур жил своей жизнью, а единая управленческая картина отсутствовала.
- Разработать отчёты для анализа рентабельности по методологии заказчика.
- Организовать управленческий учёт в двух валютах — рублях и евро.
- Нормализовать отдельные блоки регламентированного учёта.
- Оптимизировать архитектуру учётных систем группы.
Ситуация до старта
К моменту обращения архитектура учёта в группе выглядела так:
- управленческий учёт — в отдельной консолидированной базе «1С:ERP», куда стекались данные по всем юрлицам;
- регламентированный учёт (РУ) — в пяти самостоятельных базах, по одной на каждую компанию;
- первичной точкой ввода служила база управленческого учёта (УУ), из которой операции выгружались в базы регламентированного учёта через интеграцию.
На бумаге выглядело как работающая схема, но на практике такой подход вызывал системные сложности.
Такая архитектура создавала сразу несколько проблем:
- Синхронизация между базами давала сбои, а расхождения приходилось устранять вручную.
- Период в базе УУ закрывался нерегулярно.
- Функционал УУ был сильно модифицирован, из-за чего каждое обновление превращалось в отдельный проект и откладывалось. Актуальные релизы поддерживались только в базах РУ.
- В базах РУ не хватало части учётных операций по расходам.
- Отчётность формировалась только в рублях, а бизнесу нужны были данные ещё в евро.
Задачи проекта
Запрос клиента звучал как «разработать комплекс управленческих отчётов». Но чтобы эти отчёты работали корректно, для начала было необходимо привести в порядок саму систему.
В итоге перед командой ФТО стояло четыре взаимосвязанных задачи:
- разработать отчёты для анализа рентабельности по методологии заказчика;
- организовать учёт в двух валютах (рублях и евро);
- нормализовать отдельные блоки регламентированного учёта;
- оптимизировать архитектуру учётных систем группы.
Особенности проекта
Один из главных вызовов возник из-за решения применить новую методологию учёта затрат для целей РУ и УУ ретроспективно — с начала того же года, в котором было принято решение. Поскольку решение было принято в сентябре, девять уже закрытых месяцев потребовали повторного анализа и корректировок. Объём работ оказался серьёзным для действующей бухгалтерии, поэтому заказчик планировал привлечь дополнительных сотрудников со своей стороны.
Решение
Работы шли сразу по нескольким направлениям.
Сначала была проведена сверка данных между базами УУ и регламентированного учёта: были найдены причины расхождений и согласованы с заказчиком варианты их устранения. Параллельно специалисты ФТО провели ревизию справочников (статьи затрат, расходы будущих периодов, доходы и расходы) и привели их в соответствие с методологией компании. Также по рекомендациям аудиторов были скорректированы настройки учёта и распределение затрат.
Ключевым архитектурным решением проекта стала консолидация: пять раздельных баз регламентированного учёта объединили в одну «1С:ERP» с включённым модулем УУ. Валюта управленческого учёта в этой базе — евро, она же стала единой точкой ввода данных и источником консолидированной отчётности по всей группе. Это решение также закрыло проблему с устаревшей конфигурацией УУ: вместо точечного обновления модифицированной базы её функциональность перенесли в новую объединённую базу, которая изначально строится на актуальном релизе и поддерживается в рамках стандартного цикла обновлений вместе с остальным контуром РУ.
В рамках проекта специалисты ФТО выполнили:
- сверку и нормализацию данных — выявлены причины расхождений между базами УУ и РУ, проведена ревизия и унификация справочников;
- консолидацию учётных систем — пять баз РУ объединены в единую базу «1С:ERP» с модулем УУ в валюте евро;
- организацию мультивалютного учёта — для работы с данными в рублях создана параллельная база с автоматической синхронизацией через «Конвертацию данных 2»;
- разработку управленческой отчётности — формы с четырёхуровневой иерархией статей затрат и автоматической рассылкой по расписанию;
- доработку конфигурации — для учёта транспортно-заготовительных расходов, маркетинговых затрат и других учётных сценариев.
Результаты
- пять отдельных баз регламентированного учёта объединены в одну — расхождения между контурами и ручные корректировки остались в прошлом;
- создана единая точка ввода данных с консолидированной отчётностью по всей группе;
- управленческая отчётность формируется в двух валютах и автоматически доставляется руководителям по расписанию;
- количество обслуживаемых баз сокращено — снижена нагрузка на команду сопровождения и стоимость владения системой;
- устаревшая и модифицированная база УУ выведена из эксплуатации — обновление конфигурации больше не требует отдельного проекта и выполняется в общем цикле вместе с остальным контуром учёта.
Название компании не указано в соответствии с условиями конфиденциальности.
Решаете схожие задачи?
Оставьте заявку на консультацию. Разберём архитектуру вашей системы и предложим оптимальное решение.