Когда инфраструктура не спасает: как MDM превращает данные в бизнес-актив

Активный рост компании приводит к необходимому оснащению современными ИТ-системами, которые могут работать без сбоев, масштабироваться и выдерживать высокую нагрузку, но при этом производить и распространять недостоверные данные, передающиеся во все корпоративные системы. Именно здесь возникает потребность в управлении мастер-данными (MDM-Master Data Management) — не как в технической надстройке, а как в слое доверия к данным внутри ИТ-архитектуры.

При относительно небольших размерах компании и небольшому объему мастер-данных может иметь место ручное ведение НСИ (нормативно-справочной информации), но при росте бизнеса и значительном увеличении позиций справочников, обойтись без внедрения MDM-системы и налаживания MDM-процессов очень затруднительно и рискованно.

Концепция MDM — это значительно больше чем «чистка справочников»

Представление о MDM как об инструменте для исправления опечаток в справочниках давно устарело. Сегодня компании переходят к системному выстраиванию MDM-процессов и полноценному управлению данными. В условиях зрелой ИТ-архитектуры MDM становится центральным звеном Data Governance — системы управления жизненным циклом «золотой записи» (Golden Record). Это методологический и технологический слой, решающий задачи, с которыми не справляются отдельные прикладные системы.

Таким образом, главная цель управления мастер-данными – это гарантировать отсутствие пропущенных, повторяющихся, неполных и противоречивых записей об объектах бизнес-процессов компаний во всех корпоративных информационных системах.

Роль MDM в цепочке выстраивания управляемых бизнес-процессов

Основные принципы работы MDM-систем базируются на создании единого источника доступа к данным, с помощью которого устанавливаются правила ведения данных, контроль изменений в них и согласованность информации между различными системами.

MDM здесь выполняет роль центра управления качеством, где происходят три ключевых процесса:

• Допуск к созданию или изменению. Проверка новых или изменяемых записей в соответствии с установленными правилами (отсечение всевозможных дублей, корректность заполнения наименований для последующего отображения в документах, и др.)
• Валидация данных. Согласование ответственными специалистами изменений в справочниках для соблюдения интересов всех задействованных бизнес-отделов компании, на которых оказывает влияние данное изменение.
• Запуск в продуктив. Интеграция из МДМ-системы эталонных записей во все связанные корпоративные системы.

Благодаря централизованному хранению и управлению данными, существенно сократится время на поиск и внесение правок в справочники и транзакционные документы, а также появится возможность проведения грамотной аналитики для принятия стратегических решений и оперативного реагирования на изменения на рынке.

Критические риски «грязных» данных

Для растущего бизнеса вопрос качества данных стоит особенно остро, в связи с тем, что критичность возникающих рисков растет пропорционально масштабируемости роста компании.

К основным рискам низкого качества данных относятся:

1. Неточности во всех видах учета компании, ведущие к финансовым потерям и снижению экономической эффективности компании.

Так, например, наличие дубликатов позиций номенклатуры влечет большую вероятность ошибок в складском учете (неучтенные позиции из-за неоднозначного нахождения нужной, либо учтенные неоднократно по той же причине), финансовом учете (назначение цены на ошибочную позицию) и как следствие сложность сведения и возникновение ошибок в дебиторской и кредиторской задолженностях, что существенно отразится на итоговом финансовом результате компании.

2. Значительное увеличение трудозатрат сотрудников.

Отсутствие автоматизированного МДМ-процесса накладывает значительные трудозатраты на других сотрудников (зачастую различных бизнес-подразделений). Таким образом фокус деятельности сотрудников может сместиться с их основных обязанностей на постоянные правки и поиск ошибок в мастер-данных систем.

3. Некорректные реквизиты или неточные наименования

Наличие неточных реквизитов или наименований провоцирует значительное увеличение дубликатов позиций. Также особо значимо, в некоторых случаях некорректные налоговые реквизиты (ИНН, КПП) могут привести к сложностям при прохождении аудитов и даже к штрафам.

4. Искажение данных о реальной ситуации в компании.

Анализ, проведённый на основании неточных данных не будет являться достоверным и эффективным, и может существенно повлиять на корректность принятия руководящих решений.

Достоверные данные – основа прогнозируемой аналитики

Один из ключевых аспектов наличия достоверных данных – настройка интеграции МДМ-системы с другими корпоративными системами ИТ-архитектуры.

MDM система является центральным хранилищем для всех данных о клиентах, продуктах, сотрудниках и других бизнес-сущностях компании. Для обеспечения эффективной работы всей компании она должна интегрироваться с другими информационными системами-приемниками, и в то же время выступать как главный и единственный источник ввода и изменения данных.

Важным аспектом интеграции MDM-системы является ее связь с ERP (Enterprise Resource Planning) системами. ERP системы управляют значимыми ресурсами компании, такими как финансы, производство, закупки, логистика. Их интеграция с MDM позволяет синхронизировать данные о продуктах, поставщиках, складах и других важных ресурсах компании для создания единой системы управления ресурсами.

Большое влияние также оказывает интеграция MDM системы с системами аналитики данных BI: достоверные данные позволят создать качественные отчеты, оперативно отвечающие на главные вопросы руководства компании, грамотно управлять аналитикой и строить наиболее точные прогнозы.

Таким образом, интеграция MDM систем с другими информационными технологиями играет ключевую роль в обеспечении эффективного управления данными, улучшении взаимодействия с клиентами и повышении общей производительности компании.

MDM-проект — как базовый минимум устойчивых и управляемых процессов

Внедрение МДМ-проекта является комплексным процессом, прежде всего направленным на выравнивание и налаживание внутренних МДМ-процессов, и непосредственно включающий внедрение самой МДМ-системы.

Дорожная карта проекта стартует с проведения предобследования, на котором формируется категоризация критичности состояния мастер-данных на текущий момент и область ее влияния на значимые процессы компании. Проведения предобследования помогает наиболее точно сформировать дорожную карту проекта, расставить приоритеты и прицельно спланировать бюджет, решая задачи, первостепенно влияющие на ключевые бизнес-процессы.

Для кого внедрение MDM будет иметь наибольшую ценность

MDM является критически важным инструментом для организаций с высокой плотностью транзакций, оперирующих значительными объемами данных и стремящихся к централизованному контролю, управлению и интеграции мастер-данных. Эта потребность особенно актуальна для компаний в таких высококонкурентных и динамичных отраслях, как розничная торговля, финансы, телекоммуникации, большие производства и др., где эффективное управление данными играет ключевую роль прежде всего в устойчивом развитии и в конкурентоспособности.

Ниже приведены одни из примеров влияния мастер-данных в различных отраслях:

• Ритейл и дистрибуция: десятки тысяч SKU и тысячи поставщиков требуют единообразности ведения для сквозной аналитики;
• Промышленность: точность данных справочников в этой отрасли напрямую влияет на планирование производства и управление активами;
• Финансовый сектор: где необходим «Единый профиль клиента» для качественных кросс-продаж;
• Крупные холдинги: где консолидация отчетности дочерних обществ с разными учетными системами без MDM превращается в бесконечный ручной труд.