Зачем нужны BI системы, когда есть Excel?

BI системы (или Business Intelligence) — популярные сегодня приложения. Они открывают своим пользователям широкие возможности аналитики и визуализации данных. Несмотря на то, что такие системы появились достаточно давно, клиенты до сих пор задают нам вопрос – чем же отличается BI от привычного Excel, и почему, в определенных случаях следует отдавать им предпочтение.

Аргументы сторонников электронных таблиц понятны. Действительно, это замечательный аналитический инструмент, обладающий широкими возможностями по обработке массивов, разработки прототипов и моделирования. Продвинутым пользователям хорошо известны его функции для работы с данными:

• Power query – коннектор, способный подключаться к множеству источников;
• Power pivot – инструмент для создания моделей данных,
• Power view – надстройка, которая поможет построить настоящий дашборд.

Так зачем же необходимо покупать BI? 

На самом деле у BI достаточно серьезные преимуществ перед электронными таблицами.

BI – это не только и не столько дашборды. «Живые» графики скорее приятное дополнение к более важным бизнес-функциям. Любое BI-приложение — прежде всего система для аналитики данных. Уже ни для кого не стоит вопрос – а есть ли в компании данные для исследования? Да, конечно же есть. Из множества источников – как внутренних (факт в учетных системы, планы в электронных таблицах, кассовое ПО, АСУТП с параметрами тех.процессов, CRM), так и внешних (данные с сайтов конкурентов, данные исследовательских компаний, курс доллара) — список можно продолжать до бесконечности).

Отличия BI систем

Прежде всего для того, чтобы исследовать данные их нужно регулярно собирать. Если количество источников – больше двух, а объем данных достаточно большой, то Excel попросту захлебнется на больших массивах информации. Первое отличие BI — это возможность работы с большими массивами данных.

Второе различие касается и обновления данных: Excel не умеет автоматически обновляться, а также неспособен к инкрементальному, или добавочному обновлению. Для того, чтобы «подгрузить» актуальные сведения, необходимо в ручном режиме нажать кнопку, чтобы загрузить все данные снова, от начала до конца. На небольших объемах и проектах это допустимо, но с ростом масштабов превращается в проблему. BI-системы снимают эти ограничения.

Третья особенность — Excel появился в январе 1985 года, как инструмент персональной обработки данных (в 2020 ему исполнилось 35!). Таковым он остается и до сегодняшнего дня. Если вы практиковали совместную работу с файлами, то хорошо представляете катастрофу, связанную со случайным перемещением папки с исходными источниками; если коллега случайно вставил данные в не том формате, добавил пару столбиков, или отредактировал лист…

BI системы создавались позже, и изначально как решения для совместной работы. Новые данные для BI могут появляться только в источнике, дальнейшая обработка происходит независимо от пользователей.

Далее, четвертое отличие. Дашборд Excel имеет недостаток по правам доступа (как таковые, отсутствуют): когда мы делимся отчетом – мы высылаем или публикуем весь файл, то есть делимся и исходной информацией. Это может быть некритично для ситуаций внутреннего использования, в группах, имеющих примерно одинаковый уровень доступа к информации. Но становится проблемой для больших групп и, тем более, при публикации отчета за пределами компании. BI-система содержит в себе механизмы распределения прав доступа – пользователь будет видеть только то, что ему можно видеть.

И наконец, пятое — использование отчетов, или так называемое «usability». Попробуйте открыть отчет Excel на мобильном устройстве.  Работать совершенно невозможно – не помещается в экран, трудно что-то разглядеть, при попытке «тапнуть» нужный элемент часто попадаем «не туда». Разработанный для аналитиков и «под десктопы», табличный редактор не умеет адаптироваться под «таблеты» и смартфоны, доставляет массу неудобств в работе мобильного менеджера. Совершенно другое дело – современные BI решения с возможностями адаптироваться под любые устройства и экраны.

Какие выводы можно сделать?

Excel хорош как инструмент аналитика, и может выполнять отчасти задачи BI системы, при соблюдении определенных условий:

• Небольшое количество источников и объем обрабатываемых данных; редкие обновления дашбордов, в ручном режиме.
• Малое количество пользователей, отсутствие потребностей в разграничении доступов и отсутствие рисков повреждения или утечки исходных данных
• Терпимость менеджеров компании к ограничениям пользовательского интерфейса, прежде всего при работе на мобильных устройствах.

Если хотя бы одно из перечисленных условий не приемлемо для вашей компании, рекомендуем рассматривать возможность использования специализированных BI-систем, как средств автоматизации отчетности.

Смотреть, конечно, лучше в cторону лидеров рынка: Power BI, Qlik, Tableau. Если вы до сих пор не определились с выбором системы или уже пользуетесь BI приложением, но его функционала недостаточно — обращайтесь к специалистам ФТО. Подберём, внедрим, настроим решение в соответствии с вашими потребностями.