Внедрение BI без боли: что видит бизнес уже через 30 дней

Работаем со страхами заказчика

Главный страх заказчика — потратить деньги и не получить результата. Мы этот риск снимаем еще до начала разработки:

•       проводим интервью с ключевыми пользователями,
•       формируем детальное ТЗ: в нем заказчик видит, какие метрики и отчеты он получит, как они будут рассчитываться, откуда возьмутся данные.

Мы не стараемся построить «BI на доверии». Поэтому для нашей команды важно провести четкую декомпозицию того, как данные трансформируются в управленческие отчеты.

Часто пилоты тормозятся из-за страха «сложных интеграций». Мы ограничиваем объем работ:

•       используем 1–2 источника данных,
•       фокусируемся на одном бизнес-направлении, например, анализ продаж,
•       реализуем только ключевые метрики, например: объем продаж, динамика по месяцам/годам, LFL-анализ.

Таким образом, BI не превращается в мегапроект, а становится работающим инструментом для конкретных задач.

Что видит бизнес через 30 дней

Через 30 дней после завершения этапа анализа и сбора требований, т.е. после старта разработки, заказчик может получить первую версию дашборда для функционального тестирования. Из практики: давать пользователям непроверенную версию дашбордов на этапе пилота – плохая идея. Если пользователи раньше вообще не работали с BI-системами, не понимают базовых сценариев (как работать с фильтрами, как устроены графики, как пользоваться отчетом), то это может привести к негативным последствиям.

Какой результат может получить заказчик, начав пользоваться сырыми дашбордами:

•       неинтуитивный интерфейс,
•       неполные или некорректные данные,
•       расхождения между планируемой задачей и результатом.

Поэтому мы передаем уже протестированное решение с понятными сценариями анализа данных и выверенными цифрами, чтобы BI сразу вызывал доверие у клиентов, которые планируют им пользоваться.

При этом современные инструменты позволяют запустить пилот даже при минимальной вовлеченности ИТ со стороны заказчика, что значительно снижает нагрузку и позволяет решать другие задачи. Например:

•       используем готовые коннекторы (например, АТК BI View для 1С),
•       реализуем КХД на MS SQL или PostgreSQL,
•       используем ETL-инструменты: SSIS-пакеты, Datareon ETL.

Это не теоретический BI, а готовые решения, которые быстро адаптируются под конкретный бизнес заказчика.

Иногда результат виден раньше срока, например: на второй неделе можно выявить неиспользуемые склады, перенаправить ресурсы и получить первую экономию. Но такие кейсы редкость. Правда в том, что большинство наших пилотных проектов не пошли в масштаб по причинам вне BI:

•       у клиента не утвердили бюджет,
•       сменился ИТ-директор,
•       ожидания заказчика не совпали с тем, что мы реализовали, что привело к завершению сотрудничества.

Это реальность, и мы о ней говорим честно. Потому что BI это не только про отчеты, но и про зрелость процессов и готовность компании к изменениям. Для нас это всё равно опыт. Мы ценим прозрачность и понимаем, что пилот — это не только про нас, но и про вас: ваши цели, ограничения и приоритеты.

К примерам пилотных проектов, реализованных ФТО можно отнести:

Зачем вообще нужен пилотный проект?

Пилотные проекты можно разделить на две категории. Первая — это проект по внедрению BI или DWH в компании, в которой на текущий момент нет таких инструментов. Вторая — компания внедряет технологии для бизнес-направления, в котором ранее не было автоматизации. Например, в компании есть BI, но есть аналитика только по продажам. Со своей стороны команда внедрения BI может сделать пилотный проект по новому бизнес-направлению. Это может быть HR, маркетинг, производство и т.д.

Пилот — это не презентация возможностей, а внедрение чего-либо нового в ограниченном масштабе, во время которого заказчик может провести проверку сотрудничества с новой внешней командой.

В среднем такой проект занимает 3–6 месяцев. Если команда клиента включена, то можно уложиться в 3 месяца. Но часто вовлеченность низкая, особенно у ИТ и бизнес-экспертов. Поэтому сроки растягиваются.

Пилоты в свою очередь также можно разделить на этапы.

Этап 1. Сбор контекста со стороны заказчика

Первые 1-2 месяца наш аналитик проводит ряд интервью с заказчиком и бизнес-экспертами. Мы обсуждаем:

• что заказчик хочет видеть в дашбордах, 
• какие сценарии анализа бизнес хочет проводить, 
• какие решения принимать,
• набор показателей и методику их расчета,
• источники данных (учетные системы, к которым планируем подключаться для выгрузки данных).

Исходя из этого наши аналитики предлагают макетные формы и наиболее подходящие визуализации под требования бизнеса. 

Если проект подразумевает внедрение нового ПО, параллельно со сбором требований наша команда занимается развертыванием и настройкой ПО. Иногда эту часть работ заказчик поручает своей внутренней команде ИТ.

Этап 2. Реализация 

Когда ТЗ готово и согласовано, мы приступаем к реализации. Чаще всего этап разработки длится 2-3 месяца. Начинаем выполнение проекта с подготовительных работ: настраиваем подключение к источникам данных (в случае с 1С чаще всего используем готовые коннекторы) и получаем сырые данные из учетных систем заказчика. Если источников данных больше одного, мы реализуем промежуточное хранение данных (КХД).

Также на этом этапе разработки мы:

•       настраиваем связи, 
•       проводим нормализацию, 
•       собираем модель данных.

Этап 3. Визуализация

В этап работы с визуалом входит все то, с чем будет работать заказчик. Что мы делаем на этом этапе: 

•       формируем холсты, 
•       создаем расчетные меры, 
•       настраиваем графики и таблицы, 
•       создаем фильтры и закладки.

Этап 4. Тестирование

Далее наступает этап тестирования и сверки данных, который чаще всего проходит 1-2 месяца. Особенно в пилотных проектах важно передавать заказчику проверенное и протестированное решение. Это важно, так как если будет совершена ошибка в расчетах при разработке, то у бизнеса может возникнуть недоверие к данным и начнут формироваться предубеждения по поводу использования этого вида отчетности. После тестирования командой разработчиков, мы проводим демо-встречу для заказчика, на которой показываем реализованный отчет, и передаем его на тестирование внутренней команде заказчика. 

Этап 5. Приемка пилота

После первичных тестов со стороны заказчика, команда внедрения BI переходит к этапу «приемка». Ещё 1-2 месяца уходят на реализацию доработок, новых требований, которые заказчик не сформулировал на старте проекта. Вместе с этим готовим проектную документацию и плавно готовимся к передаче проекта в поддержку.