Как проверить ИТ-подрядчика и не потерять деньги и данные

Формальные критерии выбора ИТ-подрядчика

Начнем с базы. Они звучат скучно, но помогают сразу отсечь «случайных» игроков.

Обратите внимание на:

• Юридический статус: реальная компания, а не ИП, зарегистрированное месяц назад.
• Финансовую устойчивость: выручка, капитал, отсутствие долгов и «токсичных» судебных дел (это легко проверяется в СПАРК или Контур-Фокусе).
• Сертификаты и статусы: партнёрства с вендорами (Oracle, Microsoft, 1С), лицензии ФСТЭК или ФСБ, если тема связана с безопасностью.
• Репутацию: отзывы клиентов, присутствие на рынке, участие в профессиональных ассоциациях.

Если вы впервые выбираете подрядчика, этот блок поможет не ошибиться уже на старте.

Квалификация компании ИТ-аутсорсинга

Детально поговорим об оценке этого уровня. Тем более, что среди закупщиков не очень много специалистов по информационным технологиям. Многие говорят: «Подрядчик обязан понимать отрасль». Любой поставщик будет рассказывать вам, насколько он хорош, но как проверить? Желательно, объективными средствами, которые позволяют сравнивать между собой несколько разных поставщиков, выбирая лучшего.

Вот вам несколько критериев, которыми мы пользуемся сами:

Функциональная и отраслевая экспертиза

В профессиональном сообществе часто спорят, что важнее: понимание функций или знание отрасли. На практике всё зависит от задачи:

• Если речь идёт о поддержке и доработке типовых систем — критично, чтобы подрядчик обладал сильной функциональной специализацией и опытом именно в этой роли.
• Если же клиенту нужно внедрить отраслевую конфигурацию или автоматизировать специфичный бизнес-процесс (например, расчёт себестоимости для агрохолдинга или птицефабрики) — здесь более эффективным будет подрядчик с отраслевой экспертизой .

Другой пример — склад. Принципы управления запасами действительно универсальны, но нюансы сильно зависят от сектора: в мясопереработке важны сроки годности и температурные режимы, в дистрибуции автозапчастей — серийность, совместимость и логистика.

Идеальный вариант — когда подрядчик совмещает в себе и функциональную глубину, и отраслевой опыт. Встречаются и узкоспециализированные компании: кто-то силён в типовых функциях, кто-то глубоко погружён в отрасль. При выборе подрядчика важно понимать, какая экспертиза будет ценнее именно для вашей задачи — функциональная, отраслевая или их комбинация.

Как проверить реальный опыт в требуемой функции?

1. Запросите портфолио.
2. Поговорите напрямую с клиентами подрядчика, это даёт больше инсайтов, чем любой кейс на сайте. Честные ответы о сильных и слабых сторонах будут ценнее любой презентации.

Наличие своей команды

Хорошие подрядчики редко держат «свободных» людей. Но у них есть сильная команда в штате, и это главное. Более того, квалифицированные специалисты в командах подрядчиков всегда заняты текущими задачами или проектами, которые поставили действующие клиенты.

Тем не менее – наличие такой квалифицированной команды из штатных специалистов означает, что подрядчик имеет компетенцию, которую способен быстро нарастить/ масштабировать для вас.

Противоположная ситуация – когда собственных штатных сотрудников нет, то команду будут собирать непосредственно под вас. Если специалистов приходится собирать под проект с нуля — это тревожный сигнал: скорее всего, на вас будут учиться.

Что стоит проверить:

• численность команды и её структура;
• обезличенные резюме;
• готовность подрядчика познакомить вас с ключевыми специалистами.

Умение делать оценки

Квинтэссенция или «вишенка на торте» при выборе подрядчика. Прямым показателем квалификации, наличии команды и всему тому, что сказано выше, является способность делать обоснованные оценки.

Способность делать оценки в любой сфере деятельности есть показатель определенного уровня опыта и квалификации. Опытный врач быстро сделает оценку состояния организма, поставит диагноз и даст стратегию решения проблемы и прогноз выздоровления. Опытный строитель уверенно рассчитает смету на проект. Опытный специалист в сфере автоматизации сделает вам обоснованный расчет проекта. Особенно, если у вас есть техническое задание.

Если технического задания нет, показателем квалификации будет являться предложение провести обследование и сделать такое техзадание, с последующей оценкой.

Важный совет. Практика показывает, что разные подрядчики по-разному могут интерпретировать текст вашего задания, и оценка разных специалистов может существенно отличаться. В этом случае хорошей практикой является процедура «защиты» оценки подрядчиком – проводите встречу и просите обосновать, почему ваш проект (сопровождение) посчитали именно в такую сумму, и из каких составляющих она складывается. Будет понятна методика, те риски и ограничения, которые заложены в стоимость.

Подрядчик должен уметь прозрачно оценить проект: по срокам, трудозатратам и рискам. Если он путается в смете или даёт обещания «за три дня всё сделаем» — это сигнал насторожиться.

Как проверить:

1. Дайте ТЗ и сравните оценки разных компаний.
2. Попросите разбивку стоимости по этапам.
3. Устройте «защиту сметы» — пусть подрядчик объяснит логику расчета.
4. Смотрите, какие риски он закладывает в оценку.
5. Если ТЗ нет — зрелая компания предложит сначала провести обследование и подготовить его.

NDA и SLA

У серьёзного подрядчика должны быть свои версии этих документов:

• NDA (Non-Disclosure Agreement) – соглашение о неразглашении.
• SLA (Service Level Agreement) – соглашение об уровне сервиса.

Если у подрядчика есть свой выверенный текст этих документов, это еще одно косвенное свидетельство зрелости компании и процессов. Качественные и выверенные соглашения рождаются в процессе взаимодействия с клиентами, в них заложен опыт потенциального подрядчика и критерии его работы.

Также можем посоветовать вам запросить шаблоны этих документов  в процессе знакомства и внимательно их изучить. Эти два документа могут быть намного информативнее, чем проект договора.

Из практики заметили: не все заказчики знают, что NDA можно подписать сразу, если вас устраивает текст соглашения. То есть до передачи подрядчику технического задания, другой конфиденциальной информации или доступов.

Ранее мы написали статью о том, как лучше составить соглашение SLA. Ознакомиться с ней можно по ссылке.

Культура ведения технической документации

Документация — это зеркало производственной культуры.  Для понимания, попросите прислать образцы документов и задайте несколько вопросов:

• Как фиксируются запросы и результаты работ?
• Есть ли система учета обращений?
• Можно ли показать обезличенные примеры ТЗ, оценок, функционального дизайна?

Хорошая практика — когда подрядчик имеет специализированные информационные системы для фиксации запросов и результатов работ, из которых вы сможете получать статистику по обращениям и отслеживать качество.

По качеству этих документов вы быстро поймёте уровень подрядчика: если всё структурно и понятно, значит и процессы внутри компании выстроены.