Инструкция по заполнению форм П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» и «ЗП»

Обычно заполнение формы П-4 о численности и заработной плате работников не вызывает проблем и вопросов. На первый взгляд форма простая в заполнении и проверке. Целью написания данной статьи послужило обращение заказчика, что форма П-4 заполняется неверно. Давайте рассмотрим образец заполнения формы П-4 и разберем, как внести настройки в 1С так, чтобы все было правильно.

Форма П-4 — бланк статистической отчетности, утвержденный Федеральной службой государственной статистики (далее ФСГС) приказом № 457 от 30.07.2021г, в который вносится информация о количестве работников учреждения, а также о начисленной заработной плате. Отчет подается ежемесячно (при численности списочного состава свыше 15 человек) или ежеквартально (при численности списочного состава менее 15 человек).

Необходимо разобраться в тонкостях заполнения отчета, так как форма П-4, которые сдают государственные учреждения должна «перекликаться» с другой статистической формой по направлению деятельности учреждений:

• учреждения культуры «ЗП-культура»;
• образовательные учреждения «ЗП-образование»;
• медицинские учреждения «ЗП-здрав»;
• социальные учреждения «ЗП- соц»;
• научные учреждения «ЗП-наука»;
• учреждения физической культуры и спорта «ЗП-физическая культура и спорт».

Форма «ЗП-….» несет ценную информацию — выдерживают ли учреждения среднюю заработную плату по отдельным категориям лиц, на которые распространяется Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики».

Поэтому решено рассмотреть форму П-4 на примере учреждения культуры в программном обеспечении 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 и выявить несоответствия и ошибки, а также ее привязку к статистической форме «ЗП-культура».

Главное проблемой, по мнению заказчика, является неверное отражение заработной платы и численности внешних совместителей, а также договорников ГПХ:

1. Данные по основному сотруднику, с которым был заключен договор ГПХ попадают в гр.2 и гр. 8 (как по основному сотруднику);
2. Внешний совместитель, принятый на 0,5 ставки, попадает в отчет как 1,0. Сотрудник принят на сменный график работы с оплатой ночных часов.

Графы 2 и 8 в форме П-4 отражают данные по списочному составу основных сотрудников, т.е. тех сотрудников, кто числится в штате учреждения.

Предлагаю рассмотреть каждый вопрос отдельно на примерах, с которыми обратился заказчик.

1. Данные по основному сотруднику, с которым был заключен договор ГПХ попадают в гр.2 и гр. 8 (как по основному сотруднику)

Пример

Сотрудник Пронин И.С. работает в учреждении культуры специалистом в отделе проката и аренды товаров для отдыха. Заработная плата состоит из оклада специалиста 35000.00 рублей при стандартной «пятидневке». В июле 2022 года с ним был заключен договор ГПХ по ремонту спортивного инвентаря на сумму 5000.00 рублей.

По утверждению заказчика сумма оплаты по договору ГПХ должна быть отражена в графах 4 и 10 — как по работнику, выполнявшему договор ГПХ.

В соответствии с приказом Федеральной службы государственной статистики от 27.11.2019 N 711 (ред. от 13.07.2021) «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения».

следует, что Работник, состоящий в списочном составе учреждения и заключивший договор ГПХ с этим же учреждением, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору гражданско-правового характера — в графе 8 (фонд заработной платы работников списочного состава).

Из указаний следует, что в данной ситуации заработная плата по договору ГПХ должна попасть в графы по списочному составу, т.е. правильность заполнения формы в 1С неоспорима:

Немного иначе заносятся данные в форме «ЗП-Культура»

Правила заполнения формы «ЗП-культура» — Работник, состоящий в списочном составе учреждения и заключивший договор ГПХ с этим же учреждением, учитывается один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору ГПХ — общей суммой в фонде заработной платы работников списочного состава (в графе 3); в графе 4 выделяется вознаграждение за работу по договору ГПХ.

В рамках данного статистического наблюдения работа по гражданско-правовому договору, заключенному работником списочного состава со своим учреждением, рассматривается как внутреннее совместительство.

Данные по сотруднику будут отражены по строке 06 в графах 3 (фонд начисленной заработной платы списочного состава) и 4 (в т.ч. по внутреннему совместительству).

2. Внешний совместитель, принятый на 0,5 ставки, попадает в отчет как 1,0. Сотрудник принят на сменный график работы с оплатой ночных часов.

Пример

Каренин Л.И. принят 07 февраля 2022 г. в учреждение специалистом, на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки (график работы сменный, оклад 30000 + оплата ночных часов).

Для начала необходимо проверить в приказе на прием сотрудника или последнем кадровом перемещении по сотруднику начальные параметры по количеству ставок и графику работы:

Вкладка «Кадры» — ссылка «Приемы, переводы, увольнения»

В приказе на прием количество ставок указано верно.

В графике работ указан график для неполной ставки. Для уточнения информации можно просмотреть график работы для конкретного сотрудника Каренина Л.И.

Обращаю внимание, что в графике не прослеживается цикличности — это значит, что он заполнен вручную. В данном случае необходимо проверить что установлено в свойствах графика. Для этого следует перейти по ссылке — «Изменить свойства графика».

В настройках графика работы прослеживается несоответствие способа заполнения графика и указания неполного рабочего времени с противоречащим графиком «Пятидневка».

В соответствии со Ст. 93 ТК РФ неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной (т.е. менее 40 часов в неделю), установленная по соглашению сторон трудового договора и оплачиваемая пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.

Неполный рабочий день (смена) – это уменьшение продолжительности ежедневной работы при сохранении полной рабочей неделе (например, 6 рабочих часов в день (вместо 8 часов) пять дней в неделю).

Неполная рабочая неделя – это уменьшение количества рабочих дней при сохранении полного рабочего дня (смены) (например, 4 рабочих дня при пятидневной рабочей неделе по 8 часов в день).

Неполный рабочий день и неполная рабочая неделя — одновременно уменьшается продолжительность и ежедневной работы (смены), и недели (например, 4 рабочих дня в неделю по 6 рабочих часов).

Следовательно, проставленная галочка «Неполное рабочее время» к сменному графику работы неприменима. Программа сравнивает график сотрудника с установленным за норму графиком «Пятидневка» и делает выводы, что происходит переработка по часам, т.к. при «пятидневке» не предполагается работа в ночные часы и в выходные. Как итог выводит в отчет 1 ставку.

В данной ситуации даже неважно, что при суммировании всех фактически отработанных часов не происходит превышение часов по заданной норме 20 часов в неделю.

В этом случае нужно внести изменения по сотруднику:

—  создать документ «Кадровое перемещение» (вкладка «Кадры» — ссылка «Приемы, переводы, увольнения»),

— изменить график работы с заданием расписания работы (указать сменность).

Сменный график работы заполнится автоматически.

Для отображения фактически отработанных часов необходимо заполнять Табель учета рабочего времени. Вкладка «Зарплата» — Табели.

После проведения кадрового перемещения с верным графиком можно переформировать статистический отчет П-4

Теперь необходимо проверить заполнение формы «ЗП-культура»

Обращаю внимание, что по сотруднику в форме ЗП-культура указано 0,4 ставки. Данный отчет заполняется нарастающим итогом с начала года — сотрудник принят в феврале, а значит расчет происходит следующим образом:

(Количество ставок * количество отработанных дней сотрудником)/норму рабочих дней, приходящихся на этот период)

(0,5 ставки * 236 отработанных к.д.)/273 к.д. (с января по сентябрь) = 0,43 ставки

Таким образом, корректное формирование отчетов в 1С зависит от верного отражения информации в программе.

Для правильного заполнения форм, рекомендую ознакомиться с правовыми актами Федеральной службы государственной статистики:

• Приказ №372 от 28.10.10;
• Приказ № 457 от 30.07.2021;
• Приказ № 832 от 24.11.2021.

В заключение данной статьи можно сделать вывод, что, следуя правилам заполнения формы П-4, можно не только представить форму в Росстат без ошибок, но найти и исправить неточности, возникшие при внесении информации в 1С.