BI не работает и начинается хаос
Графики, диаграммы, срезы и таблицы помогают бизнесу принимать решения, выявлять слабые места и управлять эффективнее. При этом, на рынке существуют инструменты бизнес-аналитики, которые позволяют делать это быстро, наглядно и удобно.
Самые популярные на российском рынке это Qlik Sense и Power BI. При этом, сегодня на российский рынок выходят такие решения как Apache Superset, Pix BI и Modus BI. Они уже не уступают лидерам по функциональности, но выигрывают в цене и надёжности.
Когда бизнес наконец принимает решение внедрить BI-инструмент, пользователи быстро адаптируются: отчётность перестаёт быть рутиной и превращается в удобный рабочий инструмент. Можно легко и наглядно показать результаты руководству, оценить эффективность команды, понять, в каком направлении движется отдел продаж — и всё это за минуты, а не часы или даже дни рутинной работы.
Для растущего бизнеса это особенно важно: масштабирование процессов требует автоматизации, число пользователей BI увеличивается, всё больше процессов завязаны на отчётах. Требования к данным становятся строже, а дедлайны — жёстче. Собирать отчёт вручную в Excel из тысяч строк — это трудозатратная задача. BI же выдаёт нужные данные за секунды из уже подготовленного хранилища. Это не просто удобно — это критично для оперативного управления.
Но что, если в один момент BI просто перестанет работать? Сбой BI тянет за собой бизнес-процессы
На старте всё работает отлично. Бизнес внедряет BI-систему, сотрудники быстро привыкают, отчётность становится регулярной и прозрачной. Руководство видит результаты, отдел продаж — динамику, аналитики — воронки и узкие места.
С ростом компании увеличиваются объемы данных, число пользователей, критичность процессов. BI становится не просто удобным — он становится необходимым. И когда в критический момент отчёт ломается, начинается настоящий хаос.
Пример №1: Финансовое закрытие
День сдачи отчетов в налоговые органы. BI-отчёт перестаёт работать.
Сделать вручную? Уйдут дни. Чинить? Нет людей. Нет времени. Нет понимания, где проблема.
Наш клиент заранее просчитал риски и подключил поддержку BI. Когда у клиента совпал день сдачи и падения отчетности, мы подключились и восстановили отчёт за несколько часов, бизнес сдал документы в срок. Но если бы помощи не было — последствия могли быть совсем другими.
Пример №2: Премии под угрозой
Конец месяца, расчёт бонусов отделу продаж. Сотрудник утверждает, что у него, условно, было 100 продаж за месяц, но в BI-отчёте их нет. Ситуация не единичная — речь идёт о денежной мотивации менеджеров, если проблему не решить в течение пары дней, сотрудники компании просто не получат премию. Что делать?
Обратились во внутреннюю IT-службу. Сроки, которые они назвали, категорически не устраивали ни бухгалтерию, ни самих сотрудников, ни трудовое законодательство. В итоге было принято компромиссное решение: премии выплатили на основании устных подтверждений с последующей верификацией данных и возможным вычетом из зарплаты в следующем месяце, если цифры не сойдутся.
Решение получилось допустимым для экстренной ситуации. Но с точки зрения бизнеса и технологий — это провал. BI должен давать достоверные данные тогда, когда они нужны. Иначе он подрывает доверие к системе и превращается в источник конфликтов.
Зачем внедрять BI, если сбои всё равно будут?
Сбоев работы BI-систем — десятки только в практике ФТО. И может показаться, что BI-отчётность — это вещь ненадёжная. Возникает логичный вопрос: зачем вообще всё это внедрять, если сбои неизбежны?
Ответ прост: сбои могут произойти в любой системе. BI — не исключение. Мы уже обсудили, что происходит, когда отчётность внезапно “падает”. Теперь давайте поговорим о другом — как избежать потери контроля со стороны бизнеса, когда это случается.
Начнём с самого важного: что вообще может пойти не так? Почему настроенный и автоматизированный инструмент вдруг даёт сбой? Давайте разберёмся, что чаще всего идёт не так:
1.Технические сбои и отсутствие мониторинга
Банально: сервер не выдержал нагрузку, пропал интернет или отключили электричество.
Сами по себе подобные ситуации — это не катастрофа. Проблема в другом: если не настроены алерты и мониторинги, IT-служба может не заметить сбоя и не отработает проблему проактивно. А когда бизнесу понадобятся данные — окажется, что они не загрузились согласно регламенту.
2.Несогласованные обновления
Одна из частых и явных источников проблем. Обновили, допустим, DWH, а BI-сервер — нет. Вроде ничего страшного, но может случиться следующее: не отрабатывают задания на загрузку и агрегацию, отчёты не обновляются. На выходе получим экстренные обновления, перезапуск заданий, ожидания выполнения, агрегации и многое другое.
Бывает и хуже — отчёт писался проектной командой под старую версию BI-инструмента, а в новой планируемый функционал убрали, так как по статистике решения ими не пользовались.
Итог: окажется, что именно на проде будет обновленная версия, и отчет просто не запустится. Хорошо, если отчет не критичный или есть время на его доработку. А если отчет нужен был к определенному дедлайну и команда упустила ситуацию с обновлением? Снова форс-мажор, экстренные переделки и ручной труд.
3. ETL-процессы
Это причина самая частая, но не самая явная. Источники данных, запросы, интеграции — всё может дать сбой.
Например:
- Данные выгружались из 1С на основе метаданных и запроса, который был сформирован и написан в 1С, а также описан в справочнике. Потом, бизнес внес изменения в 1С и какой-то справочник «поехал». Вам стали приходить не те данные, либо вообще не приходить то, что вам нужно. Здесь надо сразу дорабатывать на процедуре загрузчика, приводить к тем же структурам и логике, что и в 1С.
- SQL-запрос не отрабатывает из-за нехватки памяти;
- Подвисают задания на стороне СУБД;
- Коннекторы ломаются, а для их поддержки нужна отдельная компетенция или помощь вендора.
Каждая новая точка интеграции — это новое звено, которое надо контролировать.
4. Человеческий фактор
И, конечно, никто не отменял ошибки людей — они непредсказуемы, но вполне реальны. Что делать, когда случился тот самый хаос? Решение на поверхности: не ждать сбоя, а работать на упреждение.
Мониторить заранее, иметь под рукой людей, которые владеют инструментами мониторинга, которые могут вовремя, до того, как пользователи заметят, найти и устранить проблему — вот что действительно спасает от хаоса.
Почему это важно?
- Срывы сроков могут привести к потери времени команды
- Ошибки в данных — к неточным решениям и заранее проигрышным бизнес-стратегиям
- Ошибки в расчетах – часто приводят к потере финансовых ресурсов компании
- Репутация может попасть под удар, особенно если отчёты идут внешним партнёрам
Да, кажется, что это “много усилий” ради “просто красивых отчётов”. Но BI — это не про красивый визуал. В первую очередь это инструмент управления. Даже самый надёжный автомобиль без обслуживания со временем превращается в груду металла. С BI-системами то же самое. Немного регламентных усилий и вы получаете стабильный инструмент: данные появляются вовремя, отчёты работают без сбоев, бизнес-решения принимаются быстро и уверенно. Всё нужное в вашем телефоне, планшете или ноутбуке, где бы вы ни находились.
Если же пустить всё на самотёк — получите груду бесполезных диаграмм.
Что делать, когда BI ломается?
Как вы уже поняли из написанного выше, главное — нельзя ждать. BI-систему нужно не только внедрить, но и поддерживать.
Поддержка BI: штат или аутсорс?
Про плюсы и минусы обоих подходов мы писали ранее. Сегодня расскажу о нас — команде, которая помогает бизнесу пользоваться BI-системами бесшовно и стабильно. Плюсы передать BI на аутсорс:
- Главный плюс — вы получаете выделенных специалистов по договору. Мы заранее определяем формат взаимодействия, зону ответственности и метрики. У вас не просто «исполнитель», а команда с опытом, которая не скажет «это не к нам». У нас есть договор и мы держим слово.
- Прозрачность. Работает SLA: вы знаете, в какие сроки мы обязаны отреагировать, решить задачу, насколько можно «опоздать» и что будет, если мы не уложимся. Поставщик тоже заинтересован в качестве: SLA мотивирует решать задачи быстро и проактивно. Даже если что-то вдруг ускользнёт – всегда устраняем оперативно.
- Поддержка пользователей. Мы помогаем разобраться в BI-инструментах, консультируем, обучаем. Со временем ваша команда начнёт самостоятельно настраивать отчёты под свои задачи. А типовые ошибки вроде «не так поставили фильтр» уйдут в прошлое.
- С нашими клиентами мы в одной лодке. Если у вас репутационные риски, они есть и у нас. Мы растём, когда растёт ваш бизнес. Именно поэтому нам важно делать свою работу качественно, чтобы вы рекомендовали нас дальше.
Даже если BI у вас уже поддерживает внутренняя команда, запасной план никогда не помешает. Представьте: у вас два разработчика, но при этом есть вал задач от пользователей, часть из которых мелкие и срочные. Разработчики выгорают, пользователи нервничают, задачи скапливаются. В этот момент особенно важно иметь под рукой надёжный внешний ресурс с понятными метриками, SLA и нужной экспертизой.
В заключение
BI — это мощный инструмент, но только при условии, что он работает. А работает он тогда, когда его поддерживают. Проактивно, качественно и с пониманием, как устроен ваш бизнес. Если нужен экспертный партнёр, который действительно разбирается — обращайтесь. Каждый должен делать свою работу. Мы свою любим.
Появились вопросы?
Напишите нам, и мы свяжемся с вами в ближайшее время