Управление арендой для БЦ «Riga Land»

Специалисты компании ФТО осуществили внедрение конфигурации 1С:Комплексная автоматизация для БЦ «Рига-Ленд», доработав решение в соответствии с потребностями заказчика.

Система должна была помогать справляться с возникающими проблемами в сфере:

• Автоматизации процессов взаиморасчётов с арендаторами, включая не только стоимость аренды, но и дополнительные услуги (коммунальные платежи, ремонты и т.д.)
• Управления свободными площадями (понимание того, где и какие площади свободны, кем используются, на какой срок)
• Управления обслуживанием оборудования (где и какое оборудования установлено; какие регулярные процедуры обслуживания должны выполняться; стоимость планового обслуживания и неплановых ремонтов; отчёты по эксплуатации оборудования)
• Контроль за движением денежных средств.

В рамках внедрения были автоматизированы основные бизнес-процессы, согласно ТЗ заказчика:

1. Управление арендными площадями (все расчеты с арендаторами),
2. ТОиР,
3. Управление БДДС,
4. Бухгалтерский и налоговый Учет,
5. Управленческая отчетность.

На момент реализации проекта не было готового комплексного решения, которое покрывало бы потребности заказчика. В рамках одной системы было реализовано 2 ключевых блока — управление арендой и управление ТОиР, а также стандартные блоки — БДДС, БУ/НУ, казначейство.

Администрация бизнес-центра использует большое количество договоров со сложными условиями (предоплата, постоплата, количество парковочных мест, залоговые платежи, тарифы в рублях и в у.е., разные схемы оплаты коммунальных услуг, оплата ремонтов и дополнительных услуг и т.д.). Блок управления арендой полностью решает все поставленные  задачи автоматизации. Формирование счетов и актов на аренду осуществляется в полностью автоматическом режиме, система интегрирован с казначейством.

В рамках блока ТОиР осуществляется учет большого количества оборудования (электрооборудование, холодильные установки, лифтовое хозяйство, собственная КНС и газовая электростанция и др.). Функционал блока позволяет планировать плановое техническое обслуживание ППР (с привязкой отдельных спецификаций к каждому виду работ, интегрирован с БДДС), отражать в учёте плановые ППР и неплановые ремонты, отражать выработку оборудования в различных единицах, формировать отчётность по стоимости эксплуатации оборудования, планировать закупки.

Внедрение осуществляла проектная команда из 3-х консультантов и 2-х разработчиков. Сроки внедрения: 6 месяцев.

Многие задачи проектной команде пришлось решать нестандартно, чтобы учесть все пожелания заказчика. Нетиповая функциональность коснулась моментов: как правильно спроектировать справочник помещений, как выполнить привязку к помещениям паспорта БТИ, как организовать справочник оборудования, где и как учитывать выработку и т.д.

В рамках внедрения были решены все задачи, поставленные клиентом.

Доработки решения после внедрения

После внедрения решение было интегрировано с service desk системой, куда поступают заявки от арендаторов (реализован типичный «личный кабинет» для арендатора, системой контроля доступа. Реализован функционал распознавания автомобильных номеров на стоянке, внедрение подсистемы выдачи разовых пропусков на мобильный шатл, разработано мобильное приложение.

Система находится на поддержке ФТО.