Автоматизация финансовой отчетности

Или о том, как в условиях дефицита кадров высвободить ресурс специалистов из рутины

Отчет о прибылях и убытках, он же «вторая форма», он же P&L – один из самых частых запросов на автоматизацию отчетности; что собственно, понятно: эта форма востребована любым руководителем или собственником бизнеса любого масштаба, и позволяет принимать решения по множеству вопросов.

Отчет о прибылях и убытках – универсальный, вне зависимости от того, каким бизнесом занимается компания. Общая структура этого отчета стандартизированная (все-таки это регламентированная форма отчетности). Сценарии анализа так же стандартные:

• Факт текущего периода сопоставляется с предыдущими периодами (год к прошлому году, месяц – к прошлому месяцу или аналогичному прошлого года)
• Сопоставление план – факт (встречаются случаи, когда сравнивают с несколькими версиями плана)
• Для понимания причин отклонения ключевых показателей – выручка, себестоимость, прибыль в разных видах (от продаж, маржинальная, EBITDA, чистая), применяется факторный анализ

Отчет о прибылях и убытках – один из самых популярных в запросах на первый или пилотный проект, что неудивительно – экономисты, бухгалтеры и аналитики тратят ежемесячно десятки часов на сбор факта. Кроме того, основные показатели этого отчета (выручка, объем реализации, средние цены/скидки) – это метрики, которые менеджеры разного уровня контролируют на ежедневной основе.

Таким образом, автоматизация сбора метрик «второй формы» автоматически (прошу прощения за каламбур) позволяет нам получать оперативную отчетность по ключевым метрикам буквально сразу же после проведения соответствующих транзакций в учетной системе.

Примеры дашбордов

1. Фактические показатели за определенный период

• В представленном примере существует возможность разворачивать данные по статьям затрат на три уровня «вниз» (в каждом случае глубина детализации определяется требованиями заказчика и возможностями аналитики)
• Кроме того, по столбцам – представлена возможность анализировать данные как по годам, так и развернуть помесячно.

2. Сравнение плана и факта

Обратите внимание, что в представленном варианте отклонения поддерживают индикативную раскраску – цвет значений меняется в зависимости от того, в положительную или отрицательную сторону от плана отличается фактический показатель

3. Факторный анализ

Здесь обращаем ваше внимание, что на одном дашборде приставлена возможность настройки визуализации по множеству параметров.

Например, в разделе «показатели» мы выбираем тот, который нас интересует (в примере это выручка), а затем можем проанализировать этот показатель в нескольких аналитических разрезах (в нашем примере выбран тип выручки).

Не будем останавливаться на стоимости проекта такого рода, из нашей практики – трудозатраты составляют от 200 человеко-часов и выше. Подробности вы можете прочитать в отдельной статье на нашем сайте: Сколько стоит внедрить BI в 2024 году? Факторы, определяющие стоимость проекта, но добавим пару абзацев об ожидаемом эффекте и о методике такого проекта

В качестве материального результата вы получите крайне быструю отчетность. Как только ваша бухгалтерия закрыла период (месяц или год в транзакционной системе), автоматически данные будут переданы в отчет, и результат будет готов для принятия решения.

Дополнительным бонусом вы получите возможность ежедневно контролировать ключевые показатели продаж в сопоставлении с планом.

Эффект такой отчетности тем выше, чем больше баз данных, компаний и бизнес – направлений в компании есть – экономия по трудозатратам такая, что вы можете высвободить как минимум половину экономиста в месяц на более важные задачи;

На сегодняшний день мы можем реализовать такой проект на нескольких технологиях. Например, Qlik, Power BI, а так же на отечественных решениях Yandex DataLens и PIX BI.