Автоматизация бизнеса: доверяй, но проверяй

Проблема мошеннических операций со стороны персонала актуальна для многих компаний, независимо от их форм собственности и направлений коммерческой деятельности.  Но наиболее остро этот вопрос стоит перед торговыми предприятиями, т.к. многие сотрудники в них имеют прямой доступ к материальным ценностям и деньгам, которые легко присвоить. Торговые компании сталкиваются с серьезными финансовыми проблемами из-за нечестности сотрудников.

Предотвращение хищений на предприятии — важная задача, которая требует комплексного подхода и внедрения целого ряда мероприятий, начиная с охраны, мотивации персонала, заканчивая решением вопросов технического обеспечения.

Ничто так не толкает сотрудников к воровству, как понимание ущербности и изъянов в информационной системе (ИС). Эффективным шагом, ведущим к устранению мошенничества, является стандартизация и регламентация всех без исключения процессов учета и налаженная система контроля над соблюдением регламентов.

Эффективно выстроенная система автоматизации позволяет, насколько это возможно, исключить человеческий фактор. Автоматизированная система учета с настроенными правами доступа, необходимыми отчетами позволяет если не полностью избежать подобных ситуаций, то минимизировать вероятность их возникновения.

На основе опыта ФТО мы составили несколько примеров «черных дыр», изъянов в учетных системах торговых компаний, которыми пользовались их сотрудники в своих корыстных целях, а также попробовали обрисовать и способы и пути по их устранению.

Будем надеяться, что эта статья и приведенные в ней примеры помогут руководителям более критично посмотреть на построение бизнес-процессов в своей компании и предотвратить подобные случаи.

Вывоз безучетного груза с предприятия.

Ситуация: Компания работала в ИТ-системе, в которой никогда не проводили инвентаризацию, не сверяли остатки системы и фактические остатки товаров на складе.  При переходе на новую систему учета была проведена инвентаризация, введены реальные остатки и принято решение жестко регламентировать товарный учет.

Кладовщик, грузчик и водитель вступили в сговор и по привычке вывезли машину продукции, не проводя это через учетную систему. Если в старой системе это проходило «на ура», то в новой недостачу выявили и виновных наказали.

Как решили проблему?

На предприятии приняли регламент по обязательному проведению инвентаризации товаров и продукции с выявлением причин недостач и наказанием виновных.

Удаление отгрузочных документов

Ситуация: До 18:00 заявки от торговых агентов (или от клиентов) принимали операторы; если же после этого времени поступали заявки, то их вносил в учетную систему логист. Он и экспедитор вступили в сговор: логист создал отгрузочный документ, распечатал его, затем отправил на удаление, загрузил продукцию по этому документу в машину экспедитору и товар вывезли со склада. Помеченные на удаление отгрузки никем не отслеживались, т.к. их было в течение дня достаточно много: заявки за день не всегда успевали доставить клиенту (например, из-за поломки транспорта), их отправляли на удаление, часть заявок по согласованию с клиентами вносилась в учетную систему  на следующий день.

Как решили проблему?

• Ограничили логистам права на доступ к отгрузочным документам (теперь они не могут их создавать, удалять и т.д.).
• Все заявки от агентов и клиентов стали принимать строго до 18:00, только операторами.
• Право  на удаление отгрузочных документов осталось только у бухгалтеров.
• Создали специальный отчет, позволяющий отслеживать все изменения, которые были сделаны в отгрузочных документах, в том числе и в помеченных на удаление (например, часть строк с номенклатурой удалена, изменено количество товара и т.д.).

Разница между реальной и фактической ценой

Ситуация: При выписке отгрузочных документов клиенту (ТОРГ-12 и СФ) менеджеры по продажам непосредственно в печатной форме изменяли цены в большую сторону. Сумму разницы между реальной ценой и фактической менеджеры присваивали себе.

Как решили проблему?

• Установили запрет на редактирование печатных форм.
• Установили запрет на печать без записи документа
• Включили контроль цен.
• Включили верифицирование объектов в системе, позволяющее определить, какие изменения произведены над документом (когда и кем).
• В отгрузочном документе строка с изменениями в цене появилось выделение другим цветом (например, если цена была уменьшена).
• При изменении цены на электронную почту старшего менеджера по продажам отправляется письмо об уведомлении изменения цены в документе.

Резервирование товаров задним числом

Ситуация: Каждый из менеджеров по продажам мог зарезервировать под своего клиента определенное количество товара на складе. Когда менеджеру не хватало  свободного остатка товара для своего клиента, а он видел, что в системе этот товар зарезервирован другим менеджером, то создавал резерв под своего клиента более ранним числом. Тем самым резерв устанавливался на того клиента, для которого была указана более ранняя дата в системе. Таким образом, менеджер увеличивал свои продажи и, соответственно, размер своей зарплаты.

Как решили проблему?

Был установлен запрет проведения заказов и резервов задним числом.

Редактирование кредитных лимитов

Ситуация: Пользователи отдела продаж, имеющие доступ к установке в договорах кредитных лимитов, не всегда работали «честно», т.е. могли установить кредитные лимиты с выгодой для своего клиента и тем самым увеличить свои продажи или получить от этого клиента “откат”.

Как решили проблему?

Доступ к установке кредитных лимитов разрешили только финансовому контролеру, который напрямую с клиентами не взаимодействует и не имеет выгоду от продаж.

Ошибки при снятии “просроченных” резервов

Ситуация: При создании документа «Плановая дата отгрузки» заполняется автоматически из договора клиента. У менеджеров по продажам была возможность увеличить эту дату максимум на 30 дней к той, которая установилась автоматически, а у директора розничной точки была возможность эту дату изменять на любую.

Ежедневно запускалась регламентная обработка по снятию просроченных резервов. Директор розничной точки пользовался своими полномочиями и, чтобы увеличить продажи своего магазина и зарезервировать для своего менеджера товар, устанавливал заведомо «недостижимую» дату (например, 2020 год). При выполнении регламентной обработки такие резервы не снимались.

Как решили проблему?

• Для руководителей создан отчет, позволяющий отслеживать документы резерва, в которых установлена заведомо «недостижимая» дата.
• Для всех пользователей создан запрет на установку даты резерва более N дней (например, N=60).

Изменение цен в ручном режиме

Ситуация: Отпускные цены жестко привязаны к конкретным клиентам, изменить их у менеджера по продажам нет возможности. Но в документах отгрузки был предусмотрен флажок «Ручное редактирование цен», доступ к которому назначен директору розничной точки. При установке этого флажка в документе появлялась возможность изменить цены. Директор розничной точки пользовался своими полномочиями ради личной выгоды и устанавливал в документах отгрузки скидки клиентам, у которых их нет, меняя цены вручную.

Как решили проблему?

Создан отчет, отображающий документы отгрузки с установленным флажком «Ручное редактирование цен», фактические цены в этих документах, плановые цены для клиента и разницу между ними.

Нерегламентированный резерв через перемещение

Ситуация: Чтобы создать резерв, менеджеры по продажам вводили документ перемещения с основного склада на любой другой, тем самым товар становился недоступным для отгрузки с основного склада остальными менеджерами. Такие резервы регламентной обработкой никогда не снимались.

Как решили проблему?

Установили запрет для менеджера по продажам на создание перемещения.

Скрытая недостача

Ситуация: Чтобы скрыть недостачи на складе, ответственный пользователь создавал в учетной системе на количество недостач документ перемещения с этого склада на виртуальный склад «Товары в пути», в результате чего эти остатки там «зависали». На виртуальных складах остатки не отслеживались, поэтому скрытые таким образом недостачи не выявлялись.

Как решили проблему?

Разграничены права доступа – перемещение на виртуальный склад «Товар в пути» можно создавать только на основании внутреннего заказа на перемещение, а доступ на создание и редактирование внутреннего заказа назначен только логисту.

Отгрузка по ценам ниже себестоимости

Ситуация: В карточке номенклатуры был введен реквизит «Стоп-цена», ниже значения которого продавать запрещено, т.е. в заказе покупателя и, соответственно, в документе реализации установлена проверка: если цена в документе ниже стоп-цены, то документ не проводился. Через какое-то время обнаружилось, что у некоторых позиций номенклатуры была установлена стоп-цена, равная нулю, а в отгрузочных документах менеджеры по продажам указывали цену реализации гораздо ниже себестоимости, вступив в сговор с клиентом.

Как решили проблему?

Доступ к установке стоп-цены разрешен только финансовому контролеру. Кроме этого, для контроля в системе созданы:

• Регламентная обработка, которая по определенному алгоритму рассчитывает и обновляет стоп-цены.
• Отчет, позволяющий выявить номенклатуру с нулевыми стоп-ценами.

Таких примеров можно приводить бесконечно много. Но все они подтверждают то, что грамотный подход к автоматизации бизнес-процессов позволяет сократить число мошеннических операций в компании.

Инструменты. которые мы рекомендуем внедрить на предприятии для предотвращения мошенничества:

• Проверочные отчеты для прозрачного анализа деятельности предприятия.

• Разграничение прав доступа к проведению операций.

• Запрет на проведение документов задним числом и изменение проведенных документов большинству пользователей

Также полезно периодически и внезапно проводить проверочные мероприятия (например, инвентаризации, ревизии, сверки и т.д.), алгоритм проведения которых стоит заранее продумать и сформулировать еще на этапе описания бизнес-процессов.

При построении будущей учетной системы проекта заказчику целесообразно обращаться к фирме-интегратору, которая существует на рынке ИТ-услуг долгое время и накопила большой опыт в решении подобных проблем. Кроме этого, заказчик должен подобрать опытную проектную команду, которая не только отлично знает бизнес-процессы предприятия, но и умеет мыслить шире, не ограничиваясь своей профессиональной деятельности.

При составлении плана проекта целесообразно выделить время для каждого бизнес-эксперта со стороны клиента на работы по выявлению «черных дыр» в уже описанных процессах и время на их пересогласование, если требуется внести изменения. Для целей планирования достаточно заложить один-два дня на каждого эксперта для проведения этих работ.

Но, несмотря на все эти эффективные меры, нужно не забывать, что какие бы защиты от хищений ни были установлены в вашей учетной системе, через некоторое время сотрудники привыкнут к этой системе и снова начнут придумывать схемы обхода. Поэтому руководителям торговых (как, впрочем, и любых других) предприятий, нужно быть всегда  «начеку» и периодически проводить аудит учетной системы на выявление «черных дыр».

Как показывает практика, в решении этой достаточно острой проблемы необходим комплексный подход, который сочетает в себе систему безопасности, кадровые решения, эффективную учетную систему и надежных подрядчиков.