ERP как точка роста, или как мы запустили платформу для масштабирования бизнеса

Ситуация до внедрения

На предприятии использовалась 1С:УПП, измененная на 30% от коробочной версии приложения. После объявления фирмой «1С» о прекращении поддержки данного решения затраты на владение системой и её поддержку значительно бы возросли. Кроме того предприятию требовалось обеспечение доступности обновлений, связанных с изменениями в законодательстве. С учетом всех вводных ИТ-руководители Заказчика приняли решение внедрять новую систему. Выбор пал на 1С:ERP Управление предприятием.

Перед Командой ФТО была поставлена цель по улучшению системы управленческого учета и бюджетирования, консолидации учета в едином информационном контуре с минимизацией использования прочих программных продуктов. Также новую систему следовало внедрить с учетом выполнявшихся в течение нескольких лет доработок, связанных со специфическими бизнес-процессами.

Особенности проекта

Совместно с командой Заказчика мы выбрали стратегию полного перехода на 1С:ERP Управление предприятием 2 — с подготовкой, настройкой и поддержкой пользователей.  Решение позволило добиться поставленных перед проектной командой задач и обеспечить готовность системы к масштабированию бизнеса Заказчика.

Работа велась в гибком формате:

• 90% задач — удалённо;
• личное присутствие — на интервью, запуске и обучении ключевых подразделений;
• постоянный контакт с командой клиента — всё обсуждали, согласовывали и дорабатывали вместе.

Часть функционала выполнена на базе стандартной функциональности программного продукта

1. Учет тары
2. Учет денежных средств и казначейство
3. Налоговый учет и НДС
4. Расчет себестоимости и закрытие месяца
5. Кредиты и займы
6. Взаиморасчеты с контрагентами
7. Бюджетирование. Исключение – понедельные переходы (расчет урожайности, цен)
8. Закупки. Исключение – добавлен блок «Централизованные закупки»

В рамках проекта был разработан и нетиповой функционал

• Обмен между 1С:ERP и 1C:УПП. 

Специалисты ФТО наладили обмен между 1С:ERP и 1C:УПП (в формате EnterpriseData), который позволил довести учет года в 1С:УПП и выполнить закрытие года в исторической системе.

• Изменения НСИ перед стартом. 

По инициативе Заказчика в новой системе 1С:ERP решили вести учёт по обновлённой номенклатуре — это позволило структурировать данные и улучшить аналитику.

Переход оказался непростым: отличия в справочниках усложнили перенос остатков и добавили нагрузки пользователям. Мы внедрили серийный учёт для части продукции, расширили состав серий и характеристик — это помогло закрыть давние проблемы с управленческой отчётностью.

Также адаптировали учёт договоров под новую систему: в полуавтоматическом режиме обработали около 6 000 записей.

• Релиз новой системы на этапе внедрения. 

В рамках проекта через 2 месяца работы выполнено обновление по всем накопленным за время проекта релизам (а их было 24).

• Передача системы на поддержку стороннему подрядчику.

Передали проект во внешнюю поддержку через 2 месяца работы системы в оговоренные сроки.

• Перезагрузка остатков. 

Выполнили рестарт системы на 01.01.2021 — перезагрузили остатки.

Отраслевая специфика проекта

• Реализован функционал «Минимальные цены». 

Томаты и огурцы – биржевой товар, поэтому необходимо контролировать минимальные цену продажи. В ходе проекта мы сделали доработку системы, не позволяющую отпускать продукцию ниже заданной цены.

• Реализован функционал «Программы ритейлеров». 

Доработка позволяет отслеживать результаты выполнения Плана по программе с ритейлером и контролирует договорные условия по ней (контроль цены и объемов продаж).

• Выполнен сквозной учет серий. 

Учет серий с момента заготовки семян до отгрузки готового сырья позволяет фиксировать смену серии и отслеживать весь путь производимого сырья.

• Созданы рабочие места для агронома и агрохимика. 

Реализованы документы: журналы для списания средств защиты растений и удобрений по теплицам, также отчеты по этим документам, которые позволяют в любое время определить, какие средства защиты растений, удобрения использовались и в каком количестве, сколько расходовано по теплице, в какой фазе находится растение. Обработка на основе журналов агронома и агрохимика создает реальные документы списания, печатные формы которых передаются в бухгалтерию для проведения по регламентированному учету.

Другие доработки

• Оперативное отслеживание остатков.

Изменение алгоритма и момента формирования серии по сравнению с 1С:УПП позволило видеть оперативные остатки на складе. Раньше видели остатки сырья на складе только в конце дня.

• Автоматизация процессов:
  • Автоматическое формирование ПБЗ (Производство без заказа) — документа выпуска готовой продукции, отгружаемой клиенту в разрезе «Заказов клиента» на основе взвешиваний. Расчет требуемого сырья для фасовки ГП на основе спецификации указанной в «заказе клиента». Раньше данная операция обрабатывалась пользователями вручную.
  • Автоматический расчет сроков хранения для номенклатуры в разрезе номенклатуры, гибрида и вида упаковки.
  • Добавлен учет по SKU, к SKU привязаны цены в системе. Это упростило EDI и анализ любых отчетов в разрезе конкретной продукции.
• Доработано рабочее место логиста. 

Переделали р.м. план-отчеты по прибытию машин, план-факт транспортных расходов, связка с оплатами и накладными. Добавлен функционал планирования и распределения машин. Добавлены задания на перевозку, фактическая и плановая стоимость, большое количество печатных форм, доработанных под клиента (в зависимости от подрядчика транспортных услуг).

• Реализована интеграция с облаком. 

Печатные формы товаросопроводительных документов выгружаются автоматически на локальные рабочие места операторов на отгрузках на случай потери связи с центральным сервером

• Создали рабочее место «Банковская отчетность». 

Подготовили специальное р.м. под требования банка, для подтверждения кредитной линии и работе с финансами.

• Учет естественной убыли сырья. 

Специально разработанный блок управления со специализированными регистрами и печатными формами, используемыми при инвентаризации. Возможность отслеживания показателей естественной убыли сырья на каждом этапе учета продукции (при отправке, при получении клиентом и т.п.).

• Штрихкодирование на весах. 

Дополнительный контроль складских операций и учета продукции (корректно ли был собран заказ – не перепутана ли продукция в паллете).

• Документация на отгрузку. 

Паспорта-паллеты, сертификаты на отгрузку.