Автоматизация процессов и учета в Food Union

Сотрудничество ФТО и Food Union началось в 2011 году с внедрения системы на базе Microsoft Dynamics AX на латвийском заводе Valmieras Piens. А летом 2016 года, в связи с ростом компании Food Union заказчик пришел к нам с идеей реализовать проект построения единой системы отчетности в распределенной группе компаний европейской группы холдинга.

Компании располагались в разных странах, язык, валюта и методика учета также были различны. Перед проектной командой стояла амбициозная цель — без заведения всех компаний в одну систему учета реализовать сбор управленческой отчетности и отчетности по стандартам IFRS.

Технологии

Это был настоящий вызов для нас, т.к. обладая большой экспертизой в построении финансовой управленческой отчетности и будучи действующим подрядчиком FOOD UNION, который хорошо погружен в бизнес-процессы заказчика, мы при этом не имели на тот момент большого опыта внедрения систем DWH, BI, MDM, FMP. А набор ПО вырисовывался именно такой:

• MDM (Master Data Management) — система для управления мастер-данными, необходимая для корректной работы с данными в случае, когда используется сложная архитектура и работа с мастер-данными из нескольких ИС. Это фундамент, необходимый для успешного внедрения BI. В качестве платформы было выбрано решение нашего партнера Navicon MDM.
• FMP (Financial Performance Management) — требовалась для подготовки консолидированной IFRS отчетности. В качестве базового решения был выбран всемирно известный итальянский продукт Tagetik.
• DWH (Data Warehouse) — так как для отчетности требовалось обрабатывать данные из различных источников с различной структурой данных, необходимо было сделать отдельное Хранилище данных. В качестве SQL решения было выбрано Microsoft SQL Server.
• BI (Business Intelligence) — для визуализации и аналитики данных было выбрано уже использовавшееся на тот момент у Заказчика решение от лидера рынка — QlikView, который является передовым продуктом по качеству визуализации, удобству самостоятельной работы с приложением, а также скорости работы.

Команда

Для того, чтобы приобрести новые компетенции, но при этом быть уверенными в выполнении проекта в срок и с должным качеством, мы сформировали смешанную команду из:

• наших опытных специалистов, уже работавших с FOOD UNION,
• подрядчиков, имевших большую экспертизу по малознакомым нам продуктам,
• новых собственных специалистов по новым продуктам,
• высококвалифицированных экспертов со стороны бизнеса,
• специалистов службы поддержки, которым предстояло перенять комплекс систем после перехода в промышленную эксплуатацию.

Как мы можем видеть в итоге, такой подход сработал. Опытные подрядчики помогли нам своей экспертизой, новые и действующие сотрудники ФТО получили компетенции в новых продуктах, поддержка также расширила свои продуктовые рамки.

Методология

Также одна из ключевых сложностей внедрения состояла в том, что у Заказчика в период проекта не существовало единых бизнес-процессов — предстояла большая работа по реорганизации методик учета. Не было четких требований к целевому функционалу комплекса ИС, да и вообще, не очень верилось, что вся система «взлетит». Для того, чтобы минимизировать потери времени и затраты на переделывание функционала, осознано был выбран итерационный подход в разработке решения. А, например, проектная документация по решению создавалась только после его стабилизации. Это более гибкий подход, который в современном мире называется подходом Agile.

Поначалу было непривычно работать в новой для себя методологии, когда нет финальной версии ТЗ/Дизайна к моменту начала разработки, но в итоге все получилось так, как надо. После того, как мы нащупали фундамент решения на базе прототипа, процессы стабилизировались и работали уже над построением и улучшением конкретных независимых функций бизнеса

По ходу проекта обнаружилось, что нужно менять подходы к мастер-данным, к методикам отражения операций, что повлекло достаточно большие изменения в применяемых у заказчика ERP решениях.

Проекты, которые выполнялись при участии ФТО по заказу Food Union, мы по праву можем считать сложными и интересными. Сложности возникали из-за территориальной распределенности, мультиязычности команды, страновой специфики, распределенной структуры компании. Работая над проектами Food Union, команде регулярно приходилось сталкиваться с разного рода ограничениями. Непросто было наладить коммуникации внутри большой проектной команды, включающей более 100 специалистов.

Но трудности нас не пугали — со многими задачами, возникшими на проектах Food Union, мы столкнулись впервые, а соответственно, “прокачали” свои навыки и выросли в компетенциях.

ПРОЕКТ ПО ВНЕДРЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ДИВИЗИОНА “БАЛТИЯ”.

Пилотный проект был запущен на 10-ти площадках в 5-ти странах: Латвии, Литве, Эстонии, Белоруссии, России. В силу национальных и государственных особенностей на предприятиях использовались разные методы учета. Перед проектной командой стояла задача привести их к единым стандартам для консолидации отчетности.

В ходе реализации проекта все ключевые справочники были перенесены в единую MDM-систему (Master Data Management). Потребовались изменения в локальных системах, в том числе в Microsoft Dynamics AX, 1C, Microsoft Navision. Промежуточные данные из транзакционных систем были консолидированы в отдельном хранилище на базе MS SQL Server, а уже на их основании строятся итоговые отчеты в аналитической системе QlikView.

В итоге совместными усилиями мы реализовали инструмент для топ-менеджмента, позволяющий легко, буквально на любых мобильных устройствах в доступной графической форме, получать текущие отчеты по прибылям и убыткам, а также по маржинальности продаж в целом и отдельных групп, вплоть до отдельных номенклатур продуктов, по отдельным площадкам и консолидированным по холдингу, очищенному от внутригрупповых оборотов, в единой управленческой валюте.

Детализированные отчеты для аналитиков контроллинга, продаж и закупок, в том числе ежедневные продажи в любых разрезах, на сопоставимых данных, настраиваемых параметрах, позволяющий работать со следующей аналитикой:

• Себестоимость в разрезе брендов и бизнес-единиц, факторный анализ,
• Продажи (операционная и аналитическая отчетность) в разрезах стран, брендов, категорий, типов точек доставки и т.п. Анализ цен и их динамика,
• Отчет по дистрибуции (численной, взвешенной), позволяющий анализировать промоакции, матрицы сетей, влияние скидок (агримент, промо, ретро) и сравнимая динамика период к периоду, оценка промоэфективности (по объемам и марже),
• Отчет по входящему сырью – цены, объемы и их динамика,
• Отчет по каскадированию целей продаж,
• Отчет по анализу сопоставимого закупаемого сырья и материалов в разных странах по объему, номенклатуре и стоимости.

ПОДГОТОВКА КОНСОЛИДИРОВАННОЙ ОТЧЕТНОСТИ ПО СТАНДАРТАМ IFRS

В рамках проекта была внедрена специализированная система Tagetik (IT). Это решение охватило все юридические лица европейской группы Food Union. Как итог мы получили полностью автоматизированный процесс сбора отчетности по IFRS.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОК

Проект выполнен на программной базе проекта по внедрению управленческой отчетности + в рамках данного проекта добавилось ПО Harisma.

Основная задача, поставленная заказчиком — автоматизация управления материальными потоками. Дополнительная сложность была связана с необходимостью развернуть ранее внедренные решения на те предприятия, которые не попали в проект по управленческой отчетности.

Также ФТО занимается сопровождением 1С  Food Union по контракту SLA-типа.