ОАНО «Школа «Летово»» — образовательное учреждение в г. Москва, занимается образованием школьников 7-11 классов.
Учеба в «Летово» — это три основных профиля и более ста внеакадемических курсов. Школа аккредитована по двум программам системы Международного бакалавриата, и выпускники «Летово» могут получить как российский аттестат, так и диплом международного образца.
- Внедрение 1С:ДО
- Интеграция 1С:ДО с 1С:ЗУП и 1С:БП НКО
- Интеграция с личным кабинетом внутренней системы школы с 1С:ДО
Изначально система не до конца могла удовлетворить потребности клиента, было много моментов, требующих автоматизации для удобства работы:
- корректное распределение расходов 26-86 счета;
- инвентаризация забалансовых счетов;
- работа с самозанятыми по авансам;
- отчеты по ЗУП.
В части работы с контрагентами-родителями автоматизации не было, выполняли операции вручную, это занимало много времени, влекло ошибки и неудобства в работе:
- создание контрагентов-родителей в 1С ДО и 1С НКО (часто были ошибки при заполнении вручную справочников Физ лица/Контрагенты и создание дублей контрагентов (не было обмена Сфера/1С ДО/1С НКО));
- создание анкет контрагентов-родителей (не было обмена Сфера/1С ДО, анкеты родителей хранились в Сфере, в 1С ДО данных для последующего заполнения договоров/справочников не было);
- договора с родителями: создание в 1С ДО внутренних документов (создавались вручную в 1С ДО и отдельно вручную в 1С НКО), согласование договоров в 1С ДО (процесс согласования в 1С ДО запускался вручную после создания вручную внутреннего документа и загрузки шаблона договора, заполненного вручную в Word);
- выставления на основании договоров с родителями счетов и документов Реализации (не было в 1С НКО: создавались, выставлялись и направлялись родителям вручную).
«Релизные» решения данные моменты не покрывали. На помощь пришли специалисты компании ФТО.
О проекте
Специалисты ФТО сопровождают внедренное решение 1С:ДО и регулярно осуществляют доработки по запросу клиента. Большое количество доработок уже реализовано, например:
- в части контрагентов-родителей (реализовано автоматическое создание контрагентов-родителей, организован контроль по ошибкам при заполнении, контроль дублирования контрагентов (обмен Сфера/1С ДО/1С НКО);
- реализовано получение/создание и хранение анкет контрагентов-родителей (обмен Сфера/1С ДО), на основании анкет формируются данные в справочниках Физ лица/Контрагенты, заполняются шаблоны договоров (которые потом согласуются через внутренние документы в 1С ДО);
- в части договоров с контрагентами-родителями: реализовано автоматическое создание и автоматический запуск процесса согласования в 1С ДО внутренних документов (договоров с родителями на разные виды услуг), автоматическое заполнение шаблонов договоров в соответствии с видом договора, настроены разные процессы согласования в зависимости от вида договора;
- реализовано автоматическое выставление на основании соответствующего вида договора счетов и документов Реализации (в 1С НКО);
- закрытия счетов 26, 20 и 44;
- изменения в части Баланса;
- отчеты по Казначейству;
- рассылки задолженностей контрагентам;
- доработка типов/видов номенклатур.
Так же была реализована интеграция 1С:ДО с 1С:ЗУП и 1С:БП НКО.
Результаты
В результате внедрения и доработок 1С:ДО был реализован функционал для облегчения и ускорения процесса создания, согласования и подписания договоров — интеграция с личным кабинетом внутренней системы школы (Сфера) с 1С ДО для создания договоров и запуск процесса согласования. Полноценный процесс от автоматического создания внутренних документов и всех необходимых справочников (в т.ч. формирование автозаполняемых шаблонов договоров, отправка сообщений в систему школы, отслеживание статусов почтовых отправлений и т.д.) до выгрузки в бухгалтерскую программу БП НКО (контрагентов и договоров), автоматического создания счетов и Реализаций, автоматизация рассылки счетов. Все это позволило унифицировать документооборот компании, сократить количество ручного труда (по сравнению с тем что было до автоматизации, в части доработанных процессов на 70%) и ошибок при создании/выставлении документов. А так же увеличение скорости подготовки документов на 25%.
Эффект от автоматизации:
- ускорение времени создания, согласования и подписания договоров на образование/питание посредством 1С:ДО и интеграций с внутренней системой школы;
- сокращение количества «итераций» связанных с повторной обработкой документов;
- ускорение начала сотрудничества с новыми контрагентами/продолжение работы с уже действующими и принятия решений;
- выстраивание эффективной системы взаимодействия внутри компании.