Как убедить пользователей мигрировать на новое ПО
Когда мы говорим о проекте, мы представляем конечный результат внедрения ПО, и обычно он выглядит так:
У пользователей автоматизированы все процессы. И даже те, которые до этого были в таблицах
Аналитика собирается в пару кликов в отчетах, можно ее смотреть в разных разрезах
Бюджет не превышен, все задачи выполнены в срок и так, как задумывались
Но мало кто думает, что итог может быть иным:
- пользователи недовольны,
- бюджет закончился, а половина задач еще не сделана.
Что сделать, чтобы этого не случилось?
В статье рассмотрим проблему удовлетворения пользователей при внедрении нового ПО, так как именно от сотрудников зависит большая часть успеха проекта.
И так, что нужно сделать, чтобы создать положительный настрой на новое ПО:
- Выделите Проектного менеджера внутри компании. Это должен быть человек, умеющий организовать людей из разных отделов, выставляющий общие приоритеты по всем задачам и понимающий специфику вашего бизнеса. Также он должен уметь взаимодействовать и общаться на языке ИТ.
- Создайте рабочую группу, в которую будут входить представители каждого отдела/процесса. Это могут быть не руководители, а специалисты, которые хорошо понимают процессы внутри отдела и могут определить приоритетность задач
- Расскажите о самом проекте. Какое ПО будет внедряться, почему выбрано именно оно, в чем необходимость перехода, какие задачи стоят перед ними, и что от них требуется.
- Покажите план внедрения. Какими этапами будет проходить переход, что будет считаться приемлемым итогом по каждому этапу, причем не хорошим, а достаточным, чтобы двигаться дальше. При каких условиях будет остановка или сдвиг проекта, к каким последствиям это может привести.
- Познакомьте с командой внедрения. Расскажите про роли и как они будут помогать вашей рабочей группе двигаться по этапам проекта.
- Риски, трудности. Расскажите с чем сотрудники могут столкнуться, и как вы будете помогать им справляться с трудностями.
- Коммуницируйте. После обсуждения с рабочей группой сделайте коммуникацию на всю компанию, каждый участник проекта должен понимать, что будет происходить во время проекта, и кто будет помогать в сложных ситуациях.
Сейчас каждый прочитал и подумал, что это все очевидно и все понятно, но иногда все равно команда/пользователи против перехода. Что тогда делать?
Обычно люди против того, что не понимают и не принимают. Они боятся, что при переходе на новое ПО станут не нужны или могут показаться глупыми, не смогут адаптироваться к новому ПО и будут уволены.
Важно не принимать кадровых решений в ходе проекта и рассказать об этом людям. Не нужно вводить депремирование за сдвиг сроков или другие отклонения от проекта. Такими действиями вы можете вызвать нездоровый конфликт между командой внедрения и вашей рабочей группой. И тогда успеха в проекте точно не будет.
Главное — создайте атмосферу доверия сплоченной работой между рабочей группой и командой внедрения.