Аутсорсинг или штатные специалисты: что выгоднее для растущего бизнеса?

Растущий бизнес – это всегда масштабирование и автоматизация процессов, что означает рост потребности в специалистах сферы информационных технологий.
В этой статье мы делимся критериями, по которым рекомендуем выбирать между наймом штатного сотрудника и привлечением внешнего поставщика ИТ-услуг.

Итак, ваш бизнес растет. Следовательно, в части информационных технологий растет так же:

• Количество сотрудников, а следовательно – пользователей. Вместе с ними растет количество устройств (ПК, серверов, сканеров, принтеров, файлов, общих ресурсов, баз данных и других элементов инфраструктуры, общих папок, баз данных и т.п.). Пользователи начинают использовать больше разных приложений.
• Количество устройств и приложений. Это приводит к росту интеграций, как ручных (пересылка и копирование файлов), так и автоматических (например, обмен между кассами и бухгалтерией).
• Количество вопросов от пользователей и ошибок работы баз данных/приложений. Просто потому, что операций становится больше, и, как следствие – больше ошибок.
• Сложность и уязвимость инфраструктуры. Чем крупнее компания, тем больше внимания она привлекает, в том числе внимания злоумышленников, целью которых является неправовой доступ к данным

Быстрый рост ИТ-инфраструктуры, как правило, отражает активный рост самой компании. Фактически вы имеете кратное увеличение численности персонала, которого надо нанимать, обучать, поддерживать в период набора компетенций. При этом, чаше всего времени на выстраивание идеальной ИТ-службы – ноль.

Для ИТ директора стадия роста означает необходимость увеличить количество специалистов, работающих в сфере информационных технологий.

Сделать это можно двумя способами: принимать в штат, или привлекать аутсорсеров или подрядчиков. Оба подхода имеют свои преимущества. Ниже — рекомендации, когда целесообразно формировать штат, а когда — привлекать внешнего исполнителя.

Сначала обозначим ключевые принципы, которые важно учитывать с точки зрения ИТ-безопасности при активном росте компании:

1. Основной принцип – ключевая компетенция всегда должна оставаться на стороне компании. Это значит (в сфере информационных технологий), что в штате обязательно должен быть специалист, разбирающийся в информационной безопасности, принципах организации инфраструктуры и поддержки приложений. И способный сформировать квалифицированную команду – из штатных сотрудников или из подрядчиков.
2. Продолжением принципа сохранения ключевых компетенций является сохранение в штате ключевых пользователей информационных систем. Ключевые пользователи – это не ИТ специалисты, а ведущие сотрудники по бизнес — компетенциям (финансы, учет, склад, логистика, продажи, производство). Критически важно сохранять ключевых пользователей в период быстрого роста компании, т.к. именно они знают, как все устроено, способны трансформировать процессы под потребности роста и обучать новичков (особенно в период активного расширения команды).

Если компания придерживается этих принципов, выбор между штатными специалистами и подрядчиками можно сделать, ответив на следующие вопросы:

1. Объем работы и загрузка специалиста. Важно, чтобы было понимание – штатный специалист обеспечен достаточным объемом работы. При частичной нагрузке компания теряет деньги, а сотрудник – расслабляется. При перегрузке сотрудник выгорает. Для функций с частичной загрузкой целесообразнее привлекать подрядчика.
2. Требуемая численность. Существует ряд ситуаций, в которых функция должна обеспечиваться бесперебойно, несмотря на отпуска, больничные, увольнения и т.п.. Следовательно, у каждой функции должен быть «дубль», «бэкап», называйте как хотите – но это должен быть человек, обладающий хотя бы частичной компетенцией, и способный обеспечить нормальное функционирование процесса в отсутствие основного сотрудника. При небольшом штате ряд функций (например, поддержку пользователей, разработку 1С) целесообразно передавать подрядчику, специализирующемуся на таких услугах. Подрядчик с кадровым резервом обеспечивает бесперебойность — вне зависимости от конкретных исполнителей. Для заказчика это часто оказывается экономически выгоднее.
3. Кроме загрузки (объема работ) и численности, важно понимать специализацию сотрудников. Не существует универсальных «компьюторщиков» (как и врачей, учителей), поэтому неправильно нагружать администратора баз данных задачами по программированию в 1С. Результат будет неэффективным как с точки зрения затрат, так и качества. Если вы можете частично загрузить только одного сотрудника в рамках одной специализации, то есть смысл взять подрядчика в качестве бэкапа под эту функцию.
4. Распространенность и востребованность отдельных функций. Существуют более распространенные специалисты (например, программисты 1С), и более редкие (например, специалисты по маршрутизаторам Cisco). Услуги вторых требуются редко, но квалификация должна быть высокой, а специализация глубокой. «Редких» специалистов целесообразно привлекать в качестве подрядчиков, а «распространенных» — иметь в штате.
5. Уровень экспертизы. В определённые моменты компании требуются методологи – специалисты, способные разобраться не только в технологии, но и процессе, и перестроить одновременно то и другое. Как правило, это работа проектная, носит временный характер – в таких случаях стоит присматриваться к специализированным компаниям, оказывающим консалтинг в нужной сфере. Специалисты такого класса дороги, но и потребности в них – временная. А репутация подрядчика и возможность собрать референс или получить портфолио снижает риск выбора «не того» человека.